http://www.justitie.nl/Images/11_5235.pdf

Om uiteenlopende redenen worden regelmatig, gevraagd en ongevraagd, allerlei gegevens over u vastgelegd. Het energiebedrijf houdt bij hoeveel gas en elektriciteit u verbruikt en wanneer u betaalt. De bibliotheek houdt bij welke boeken u leent. Als u een ziektekosten- of levensverzekering wilt afsluiten moet u een lijst van vragen beantwoorden over uw gezondheid. In het aangiftebiljet inkomstenbelasting vraagt de fiscus u gedetailleerde gegevens over uw inkomsten, uw bezittingen, uw schulden, etc. Om voor een uitkering in aanmerking te komen moet u gegevens verstrekken over uw arbeidsverleden, over het laatst genoten salaris, etc.

De gegevens die u aan verschillende instanties of organisaties verstrekt, worden meestal opgeslagen in computers. Daarmee zijn ze gemakkelijk te verwerken en voor verschillende instanties of personen beschikbaar. Dankzij computers kan de overheid tal van ingewikkelde wetten doel~ matig uitvoeren en de burger optimaal van dienst zijn. Ook particuliere organisaties en bedrijven kunnen door geautomatiseerde gegevensverwerking efficiënter werken. Maar tegelijkertijd is het voor u minder makkelijk geworden om te achterhalen welke gegevens van u door (overheids)organisaties en bedrijven zijn vastgelegd, waar die gegevens voor worden gebruikt en aan wie ze worden doorgegeven.

De gegevens die over u worden vastgelegd moeten juist en volledig zijn. Ze moeten in principe ook alleen worden gebruikt voor het doel waar u ze voor verstrekt heeft. Van sommige gegevens wilt u graag dat ze vertrouwelijk worden behandeld, dat ze uitsluitend worden vastgelegd door de persoon of instantie die ze nodig heeft en dat ze niet verder worden verspreid dan noodzakelijk is. Het zijn immers uw persoonlijke gegevens.

Om te bevorderen dat uw persoonlijke gegevens zorgvuldig worden behandeld en om u in staat te stellen dat zelf te controleren is er een speciale wet opgesteld.

Sinds 1 juli 1989 is de Wet persoonsregistraties (WPR) van kracht. 1 die wet zijn regels vastgelegd voor het registreren en gebruiken va persoonsgegevens door overheidsinstellingen, particuliere organisatie en bedrijven. De WPR geeft aan wat de rechten zijn van iemand o wie gegevens in een bestand zijn vastgelegd en wat de plichten zij van de instanties of bedrijven die zo’n bestand voeren. Een aantal bepalingen in de WPR is nader uitgewerkt in besluiten.

De WPR gaat over registraties waarin persoonsgegevens zijn vastgelegd.Dat kunnen zijn uw naam, uw geboortedatum en uw adres, maar uw banksaldo, uw beroep, uw nationaliteit, uw politieke overtuigt en gegevens over uw gezondheid. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die iets over u zeggen en die van invloed kunnen zijn op de manier waarop u wordt beoordeeld of behandeld. Een persoonsregistratie is een verzameling van gegevens van meerdere personen, die volgens een bepaald systeem is ingericht. Bijvoorbeeld de cliëntenadministratie van een bedrijf, medische dossiers van een ziekenhuis en het bestand woningzoekenden in een gemeente. In de meeste gevallen zal het om een geautomatiseerde registratie gaan (een computerbestand). Maar ook voor een kaartenbak gelden de bepalingen van de WPR. De register houder is de (overheids)organisatie, het bedrijf of de persoon die de persoonsregistratie voert en die verantwoordelijk is voor het gebruik van de gegevens. De geregistreerden zijn de personen over wie gegevens zijn vastgelegd.

In de WPR staat dat persoonsgegevens alleen voor een bepaald doel mogen worden vastgelegd. Die gegevens moeten rechtmatig verkregen zijn en mogen ook alleen in handen komen van de instanties en personen voor wie ze zijn bestemd. De WPR geeft de geregistreerde het recht de gegevens die over hem zijn vastgelegd in te zien, te laten registreren.

Een persoonsregistratie mag alleen worden aangelegd voor een bepaald doel. Dat doel mag niet in strijd zijn met de wet, de openbare orde of de goede zeden en de houder van de registratie moet er ook een redelijk belang bij hebben. De overheid en semi-overheidsorganisaties mogen slechts een persoonsregistratie aanleggen als dat noodzakelijk is om hun taak goed te vervullen.

Een organisatie of instelling die voor een bepaald doel een persoonsregistratie bijhoudt, mag alleen gegevens daarin vastleggen die voor dat doel nodig zijn. Zo zal het energiebedrijf in zijn rekeningadministratie uw naam en uw adres vastleggen en uw energieverbruik, uw bank- of girorekeningnummer en gegevens over betalingen. Meer gegevens zijn niet nodig om u op tijd de juiste rekening te sturen en meer gegevens mag het energiebedrijf ook niet in zijn registratie opnemen.

Gegevens die voor een bepaald doel zijn vastgelegd mogen in principe alleen voor dat doel worden gebruikt. Ze mogen worden verstrekt aan anderen als dat voortvloeit uit het doel. Zo mag uw huisarts geen medische gegevens over u doorgeven aan een fabrikant van geneesmiddelen, maar wel aan een medisch specialist die betrokken is bij uw behandeling.

Ook als het niet voortvloeit uit het doel laat de WPR in een aantal gevallen toe dat gegevens die over u zijn vastgelegd in een persoonsregistratie, worden verstrekt aan anderen: als er een wettelijk voorschrift is dat tot die verstrekking verplicht of als u daar zelf toestemming voor geeft.

De WPR geeft de geregistreerde een aantal rechten waardoor hij kan controleren welke gegevens over hem zijn vastgelegd en wat er met die gegevens gebeurt.

Als na inzage blijkt dat de gegevens die over u zijn vastgelegd in persoonsregistratie niet juist of onvolledig zijn, kunt u de registratie-houder verzoeken die gegevens te corrigeren of aan te vullen. Als u meent dat in een persoonsregistratie gegevens over u zijn opgenomen die daar niet in thuis horen (omdat ze niet nodig zijn voor het doel van de registratie), kunt u de registratiehouder verzoeken om die gegevens te verwijderen. De registratie-houder moet uw verzoek binnen acht weken schriftelijk beantwoorden.

U kunt de registratiehouder verzoeken u mede te delen aan welk instanties of personen hij gedurende het afgelopen jaar gegevens over u heeft verstrekt. Uw verzoek moet binnen vier weken schriftelijk worden beantwoord.

Een verzoek om kennisneming, inzage, correctie, verwijdering of informatie over verstrekking aan anderen, moet u richten aan de registratie-houder. Dat kunnen zijn: burgemeester en wethouders van uw gemeente, de directeur van uw bank, de directie van de verzekering maatschappij, etc. Het is raadzaam eerst (telefonisch) contact op te nemen met de betreffende organisatie of instelling over de wijze waarop u uw verzoek kunt indienen. Sommige instellingen hebben daar speciale formulieren voor. De registratiehouder moet binnen vier weken op uw verzoek reageren. Als u een verzoek indient om inzage of informatie verstrekking aan anderen, kan de registratiehouder u een vergoeding vragen voor de gemaakte kosten van maximaal fl. 10,-

Als u een verzoek doet om inzage in de persoonsgegevens die over u zijn vastgelegd, moet u aantonen dat u inderdaad de persoon bent van wie u de gegevens wilt inzien. Het is immers niet de bedoeling dat anderen uw gegevens inzien of dat u de gegevens van anderen ter inzage krijgt. Zorg er dus voor dat u in uw brief uw volledige naam en voorletters vermeldt, uw geboortedatum en uw volledig adres. De registratiehouder kan u ook vragen een kopie bij te sluiten van uw rijbewijs, paspoort of ander identiteitsbewijs.

Reageert de registratiehouder niet binnen de termijn van vier weken op uw verzoek of bent u niet tevreden met de reactie, dan kunt u uiterlijk acht weken daarna een verzoek indienen bij de Registratiekamer om te bemiddelen. Om uw verzoek te behandelen is het van belang dat de Registratiekamer over voldoende gegevens beschikt: leg in een brief uit wat er aan de hand is en sluit afschriften bij van de correspondentie die u met de betreffende instantie heeft gevoerd. Aan de behandeling van uw verzoek door de Registratiekamer zijn geen kosten verbonden.

U kunt geschillen ook voorleggen aan de rechter, bijvoorbeeld als een registratiehouder in strijd met de wet gegevens over u verstrekt aan anderen. In dat geval is het raadzaam advies te vragen aan een bureau voor rechtshulp of een advocaat.